Faire rejoindre le bot à une réunion Teams ou Meet

Le bot de Notae se connecte à votre visioconférence Microsoft Teams ou Google Meet comme un participant, enregistre les échanges et produit la transcription. Il existe trois façons de l'inviter. Tous les utilisateurs peuvent le faire, depuis l'application web ou l'application ordinateur.



Coller le lien de la réunion


  1. Cliquez sur Nouvelle réunion, puis sur Bot d'enregistrement.
  2. Dans Lien, collez le lien d'invitation Teams ou Meet. Si vous ne savez pas où le trouver, survolez Où trouver le lien de la réunion ?.
  3. Réglez Date et heure de connexion : le bot se connectera à ce moment-là. Cliquez sur Maintenant pour une réunion déjà commencée.
  4. Vérifiez le Nom visible sur Teams ou Meet : c'est le nom que les participants verront.
  5. Choisissez le Compte rendu souhaité : il sera généré automatiquement à la fin de la réunion.
  6. Au besoin, ouvrez Paramètres optionnels pour choisir la langue de transcription, ajouter du contexte ou un message envoyé par le bot en arrivant.
  7. Cliquez sur Créer le bot.


Tant que la réunion n'a pas commencé, Modifier le bot permet de changer le lien, l'heure ou le nom.



Inviter le bot par e-mail


Chaque utilisateur dispose d'une adresse d'invitation personnelle, du type teams+…@inbound.notae.ai. Vous la trouvez sur la page Nouvelle réunion, dans Inviter le bot par email, avec un bouton Copier.


  1. Ajoutez cette adresse aux invités de votre réunion Teams ou Google Meet, en participant obligatoire (pas facultatif). Vous pouvez aussi lui transférer l'invitation.
  2. Notae crée la réunion et vous envoie un e-mail de confirmation « Réunion créée ». Le bot se connectera à l'heure de début.


App Notae AI - Inviter le bot par e-mail


Si l'invitation est déplacée, le bot suit le nouvel horaire. Si elle est annulée, la réunion est supprimée de Notae.


Si vous transférez l'invitation, l'organisateur de la réunion peut en être averti.



Connecter votre calendrier Microsoft


Une fois votre calendrier Microsoft connecté dans Paramètres › Calendrier, le bot rejoint automatiquement chaque réunion Teams que vous organisez ou à laquelle vous êtes invité. Vous n'avez plus rien à faire. Voir Connecter votre calendrier Microsoft à Notae AI.


  • Les réunions marquées privées ou confidentielles dans votre calendrier ne sont pas enregistrées.
  • Pour qu'une réunion ne soit pas enregistrée, passez-la en privée avant son début, ou supprimez-la de Notae.



Admettre le bot dans la réunion


Selon les réglages de la réunion, le bot peut attendre dans la salle d'attente. Sur la page de la réunion dans Notae, un message l'indique : « Le bot Notae est dans la salle d'attente de la réunion ».


Il faut alors qu'un participant l'admette dans Teams ou Meet. S'il n'est pas accepté au bout de 20 minutes, il abandonne et la réunion passe en erreur.



Pourquoi le bot quitte la réunion


Le bot quitte la réunion dans les cas suivants :


  • un participant l'expulse ;
  • il n'y a plus personne dans la réunion pendant plus de 5 minutes ;
  • aucun son n'est détecté pendant plus de 20 minutes ;
  • l'organisateur met fin à la réunion ;
  • vous cliquez sur Arrêter le bot sur la page de la réunion.


Dès qu'il repart, la transcription se lance. S'il n'a rien pu enregistrer, la réunion indique « Aucun audio ne semble disponible ».



Éviter les bots en double


Si plusieurs collègues de votre organisation ont connecté leur calendrier, un seul bot rejoint la réunion. La réunion est partagée automatiquement avec les autres participants de l'organisation.


En revanche, les méthodes ne se reconnaissent pas entre elles. Si l'un colle le lien et qu'un autre invite le bot par e-mail, deux bots peuvent se connecter.


Pour chaque réunion, choisissez une seule méthode, et convenez entre collègues de qui invite le bot.



Bon à savoir


  • Teams et Google Meet uniquement. Le bot ne rejoint pas Zoom. Pour Zoom ou tout autre logiciel, enregistrez depuis l'application ordinateur avec Micro + Son de l'ordinateur.
  • Le bot a été refusé : quelqu'un l'a rejeté de la salle d'attente. Créez une nouvelle réunion pour le renvoyer.
  • Pas de bot depuis l'application mobile : invitez-le depuis l'application web ou ordinateur.
  • Le nom et le message par défaut du bot se règlent dans les paramètres de l'organisation, par un administrateur. Voir Configurer le bot Teams et Meet.



Pour aller plus loin



Une question ? Cliquez sur Besoin d'aide ?, en bas à gauche de l'application, pour écrire à notre équipe.

Mis à jour le : 28/09/2026

Cet article a-t-il répondu à vos questions ?

Partagez vos commentaires

Annuler

Merci !