Gérer les membres et leurs rôles
Depuis Paramètres › Organisation, vous invitez vos collaborateurs, vous attribuez un rôle à chacun et vous retirez ceux qui quittent l'étude. Cet article présente les trois rôles, puis chaque manipulation.
Les trois rôles
Rôle | Ce qu'il permet | Contenus accessibles |
|---|---|---|
Membre | Utilise Notae : réunions, dossiers, comptes rendus. Ne gère ni les membres ni les modèles. | Ses réunions et dossiers, et ceux partagés avec lui |
Gestionnaire | Invite des membres et gère les modèles de l'organisation. | Comme un membre : pas d'accès aux contenus des autres |
Administrateur | Gère l'organisation : membres, rôles, réglages communs. | Tous les dossiers et réunions de l'organisation |
La personne qui a créé l'organisation apparaît comme Propriétaire. Elle a les droits d'un administrateur ; ce rôle ne s'attribue pas et ne peut pas être retiré.
Qui peut faire quoi
Action | Membre | Gestionnaire | Administrateur |
|---|---|---|---|
Consulter la liste des membres | ✅ | ✅ | ✅ |
Inviter un collaborateur | — | ✅ comme Membre | ✅ |
Renvoyer ou annuler une invitation | — | — | ✅ |
Changer un rôle, retirer un membre | — | — | ✅ |
Gérer les modèles dans Mes modèles | — | ✅ | ✅ |
Voir les réunions et dossiers des autres membres | — | — | ✅ |
Régler le contexte, le modèle et la trame Word de l'organisation | — | — | ✅ |
Configurer le bot Teams/Meet et la rétention des données | — | — | ✅ |
Chacun, quel que soit son rôle, garde la main sur ses réglages personnels : Contexte personnel, modèle et trame Word par défaut.
Inviter un utilisateur
- Ouvrez Paramètres, puis Organisation.
- Cliquez sur Inviter.
- Saisissez l'Email du collaborateur. Une invitation correspond à une adresse : répétez l'opération pour chaque personne.
- Choisissez son Rôle dans l'organisation : Membre, Gestionnaire ou Administrateur.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
L'utilisateur reçoit un email « Invitation à rejoindre … sur Notae.ai ». Il clique sur Accepter l'invitation, puis crée son compte ou se connecte. L'invitation est valable 7 jours.
Suivre les invitations en attente
Tant qu'elle n'est pas acceptée, une invitation reste visible dans la section Invitations en attente, avec son délai : « Expire dans 3 jours », « Expire demain » ou Expirée.
Un administrateur peut :
- Renvoyer l'invitation : un nouvel email part, avec un nouveau lien valable 7 jours. L'ancien lien ne fonctionne plus.
- Annuler l'invitation.
Changer le rôle d'un membre
Dans la liste des membres, cliquez sur le rôle de la personne, dans la colonne Rôle, et choisissez le nouveau. Le changement s'applique immédiatement.
Vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle, et l'organisation doit toujours garder au moins un administrateur.
Retirer un membre
Cliquez sur ⋮ au bout de la ligne, puis sur Retirer de l'organisation.
Les réunions et dossiers de la personne ne sont pas supprimés : ils restent dans l'organisation, et les administrateurs y ont toujours accès.
Qui voit quoi
- Par défaut, chacun voit ses propres réunions et dossiers, et ceux qu'on lui a partagés (onglets Partagées avec moi et Partagés avec moi).
- Les administrateurs voient en plus tous les contenus de l'organisation, dans les onglets Réunions de l'organisation et Dossiers de l'organisation. Pour les autres rôles, ces onglets sont grisés.
- Partage des nouveaux dossiers : en bas de Paramètres › Organisation, un administrateur peut activer Partager les nouveaux dossiers avec toute l'organisation par défaut. Chaque nouveau dossier est alors visible et modifiable par tous les membres ; la case reste décochable au cas par cas.
- Accès global : pour que tous les membres voient l'ensemble des réunions et dossiers de l'organisation, contactez-nous depuis Besoin d'aide ? : ce mode est activé par notre équipe.
Bon à savoir
- Un compte appartient à une seule organisation. Si l'invitation est refusée parce que la personne est déjà membre d'une autre organisation, contactez-nous depuis Besoin d'aide ?
- Vous utilisez les bureaux ? La fenêtre d'invitation demande aussi le Bureau que la personne rejoindra.
- Quitter l'organisation n'est pas possible depuis son propre compte : demandez à un administrateur de vous retirer.
Pour aller plus loin
Une question ? Cliquez sur Besoin d'aide ?, en bas à gauche de l'application, pour écrire à notre équipe.
Mis à jour le : 28/09/2026
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