Comprendre le vocabulaire de Notae : dossier, réunion, modèle, trame, contexte

Notae repose sur cinq notions que vous retrouvez sur tous les écrans : la réunion, le dossier, le modèle, la trame Word et le contexte. Cet article explique à quoi sert chacune, et comment elles s'assemblent pour produire vos documents.

En bref

La réunion

Une réunion est un échange oral que Notae enregistre, transcrit, puis transforme en document écrit.

Vous la créez depuis Réunions, avec le bouton Nouvelle réunion. Trois sources vous sont proposées :

• Bot d'enregistrement : un bot rejoint votre visioconférence Teams ou Google Meet et l'enregistre à votre place.
• Micro : pour une réunion en présentiel. Dans l'application ordinateur, l'option devient Micro + Son de l'ordinateur et capte aussi vos visioconférences, quel que soit le logiciel utilisé.
• Fichier audio : vous déposez un enregistrement existant (MP3, WAV, M4A…).

Vous pouvez aussi enregistrer depuis l'application mobile, avec Nouvel enregistrement.

Une réunion ouverte présente deux onglets :

• Transcript : le texte intégral des échanges, avec les intervenants.
• Comptes rendus : les documents rédigés à partir du transcript, selon le modèle choisi.

Le dossier

Un dossier rassemble les pièces d'une affaire : jugement d'ouverture, inventaires, procès-verbaux, échanges… Notae les lit toutes ensemble pour rédiger vos documents.

Vous le créez depuis Dossiers, avec le bouton Nouveau dossier, puis vous y déposez vos pièces avec Ajouter des pièces.

Depuis un dossier, vous pouvez :

• lancer une Nouvelle rédaction : Notae rédige un document (rapport, synthèse, courrier…) à partir des pièces, selon le modèle choisi ;
• poser vos questions dans le Chat, qui s'appuie sur les pièces du dossier ;
• anonymiser un PDF avant de le transmettre, depuis le menu Outils.

Le modèle

Un modèle contient les consignes qui indiquent à l'IA comment rédiger un type de document : son plan, ses règles métier, son style. Il existe par exemple des modèles de rapport d'ouverture, de synthèse d'offres de reprise, de rapport de fin de mission ou de compte rendu de rendez-vous.

Vous choisissez un modèle à chaque génération :

• dans une réunion, au moment de générer un compte rendu ;
• dans un dossier, au moment de lancer une Nouvelle rédaction.

Le modèle détermine le fond du document, pas sa mise en forme Word.

Selon votre rôle, vous avez aussi accès à la page Mes modèles, dans le menu de gauche. Elle permet d'activer les modèles utiles à votre organisation et de personnaliser ceux qui sont configurables.

La trame Word

Une trame Word est le fichier Word qui donne sa mise en forme à votre document : papier à en-tête, polices, marges, style des titres. Elle est préparée par Notae à partir des documents de votre cabinet.

La trame intervient à l'export, pas à la rédaction :

1. Depuis un compte rendu ou une rédaction, cliquez sur Word.
2. Dans la fenêtre Exporter en Word, choisissez la trame.
3. Cliquez sur Exporter en Word.

Un même document peut ainsi sortir dans plusieurs trames, sans être rédigé à nouveau. Si aucune trame ne convient, le lien Demander une nouvelle trame vous met en relation avec notre équipe.

Le contexte

Le contexte, ce sont les informations que vous donnez à l'IA en plus de vos pièces ou de votre enregistrement. Le contexte apparaît à quatre endroits, avec une portée différente à chaque fois :

Quelques exemples :

• Contexte personnel : « Je suis mandataire judiciaire à Lyon, toujours me désigner comme Maître [Nom]. »
• Contexte de la réunion : le type de procédure, les noms et qualités des participants, la société concernée.
• Contexte du dossier : les faits essentiels de l'affaire. Le bouton Analyser le remplit à partir des pièces.
• Instructions supplémentaires : « Insiste sur la situation de l'emploi. »

Le contexte personnel complète celui de l'organisation. Le contexte de l'organisation ne peut être modifié que par un administrateur.

Comment tout s'assemble

1. Vous partez d'une réunion ou d'un dossier : c'est la matière.
2. Vous choisissez un modèle : il fixe le plan et les règles de rédaction.
3. Le contexte complète ce que l'IA doit savoir.
4. Notae rédige le document : un compte rendu pour une réunion, une rédaction pour un dossier.
5. À l'export, la trame Word lui donne la mise en forme de votre cabinet.

Bon à savoir

• Modèle ou trame ? Si le problème touche au contenu (plan, formulation, section manquante), c'est le modèle. S'il touche à l'apparence (en-tête, police, marges), c'est la trame Word.
• Transcript ou transcription ? C'est la même chose : l'application web dit « Transcript », l'application mobile « Transcription ».
• Réglages par défaut : dans Paramètres, la page Modèle définit le modèle utilisé automatiquement après vos réunions, et la page Trame Word la trame proposée par défaut à l'export. Un réglage personnel est prioritaire sur celui de l'organisation.
• Vous ne voyez pas Mes modèles ? La page n'est pas proposée à tous les rôles. Adressez-vous à l'administrateur de votre organisation.
• Sur mobile, vous enregistrez et consultez vos réunions ; les comptes rendus se génèrent depuis l'ordinateur.

Pour aller plus loin

• Créer une réunion sur Notae AI
• Créer et gérer un dossier sur Notae AI
• Partager une réunion et un dossier
• Télécharger et utiliser l'application mobile Notae AI

Une question ? Cliquez sur Besoin d'aide ?, en bas à gauche de l'application, pour écrire à notre équipe.

Mis à jour le : 28/09/2026