Créer une réunion sur Notae AI

La fonctionnalité réunion vous permet de transformer n'importe quel échange oral (visioconférence, réunion physique, enregistrement audio) en documents écrits, structurés et exploitables : comptes rendus, listes de décisions, courriers, et bien plus encore. Voici comment utiliser la fonctionnalité réunion.

Étape 1 : Créer la réunion et choisir votre source audio

Pour commencer, cliquez sur le bouton Nouvelle Réunion.

Vous devrez ensuite indiquer à Notae AI d'où provient l'audio :

• Participer à une visioconférence : Collez simplement le lien de votre réunion (Teams, Google Meet). Notre assistant la rejoindra pour l'enregistrer ou invitez le bot par email, depuis le panneau de gauche, Inviter le bot par e-mail.
• Synchronisez votre calendrier Microsoft pour une connexion automatique du bot, suivez notre guide.
• Utiliser le micro de votre appareil : Lancez un enregistrement en direct depuis votre ordinateur ou votre téléphone (via l'application mobile). Idéal pour les réunions en présentiel.
• Importer un fichier audio existant : Chargez un fichier audio déjà présent sur votre appareil.

Étape 2 : Renseigner les informations optionnelles (Recommandé)

Avant de lancer le traitement, nous vous recommandons fortement de renseigner ces champs optionnels. Ils permettent à l'IA de mieux comprendre le contexte et de produire un résultat initial de bien meilleure qualité.

• Langue de la réunion : Indiquez la langue principale des échanges pour garantir une transcription plus précise.
• Contexte de la réunion : Fournissez ici des informations essentielles : parties impliquées, objectif de la réunion, points clés, qui ne seront pas forcément mentionnés lors de la réunion.
• Modèle de compte rendu : Indiquez le modèle de compte rendu souhaité, cela permet d'éviter une action manuelle lorsque le transcript est prêt.

Étape 3 : Lancer la génération de votre document

Une fois la réunion terminée (ou le fichier importé), le processus se déroule en deux temps :

1. Transcription : Votre audio est d'abord transformé en texte brut. L'état de la réunion passe à Transcript prêt. Vous pouvez consulter le texte si besoin.
2. Génération du compte rendu : C'est à ce moment que vous choisissez le type de document que vous souhaitez obtenir, s'il n'est pas précisé à la création de la réunion. Sélectionnez un modèle dans la liste (ex: "Compte rendu détaillé", "Liste des décisions et actions", "Synthèse pour le client") pour que l'IA rédige une première version.

• Notification : Vous pouvez cocher une case pour recevoir une notification par e-mail dès que votre document est prêt.

Étape 4 : Valider, affiner et exporter le résultat

Vous avez désormais une proposition de compte rendu. Cette étape de supervision humaine est essentielle pour garantir une fiabilité irréprochable du document final.

1. Relisez le document : Vérifiez la cohérence, la précision des noms propres, des dates et des chiffres.
2. Affinez le contenu : Si des modifications sont nécessaires, ne les faites pas à la main. Utilisez la barre de dialogue en bas de la page pour donner vos instructions à l'assistant, comme vous le feriez avec un collaborateur. Une nouvelle génération sera créée, reprenant les indications mentionnées.

• Exemples d'instructions : "Détaille davantage la section 2.3 concernant les modalités de paiement." ou "Reformule le paragraphe 3 en adoptant un ton plus formel." ou encore "Remplace toutes les occurrences du mot 'problème' par 'point de vigilance'."

3. Exportez votre document finalisé : Lorsque le résultat vous convient parfaitement, vous disposez de plusieurs options :

• Copier le texte pour le coller où vous le souhaitez.
• Exporter le document au format Word (.docx).
• (Pour les utilisateurs connectés) Envoyer directement le document vers votre logiciel métier pour l'archiver dans le bon dossier.
• Le conserver sur Notae pour le réutiliser comme pièce d'un dossier.

Pour aller plus loin

• Comment vérifier l'origine d'une information ?

Activez l'option "Citations" sur votre compte rendu. Chaque phrase ou paragraphe sera liée à un moment précis de l'enregistrement audio.

• Comment collaborer sur un compte rendu ?

Vous pouvez partager une réunion avec un autre utilisateur de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Partager une réunion avec un collaborateur.

• Est-ce que le fichier audio est conservé après retranscription ?

Non. Les fichiers audio sont supprimés automatiquement à chaque fin de retranscription, vous laissant ainsi la main sur l'ensemble des données, que vous pouvez archiver ou supprimer.

Mis à jour le : 29/10/2025